Folderstructuur en filenaam

Met welke regels moet ik rekening houden bij het opstellen van file- en foldernamen en hoe bouw je een zinnige folderstructuur die over een half jaar nog voldoet? Hier een korte uitleg met voorbeeld.

Folder- en filenamen

Waar moet je rekening mee houden bij de naamgeving van folders en files? Onderstaande wordt verplicht bij gebruik op een fileserver of webserver:

• de naam van een map of bestand mag geen hoofdletters bevatten.
• de naam van een map of bestand mag geen spaties bevatten. Gebruik in plaats hiervan een liggend streepje ('_')
• de naam van een map of bestand dient zo kort en bondig mogelijk te zijn.
• voorkom het gebruik van speciale karakters in de naam van een map of bestand. Voorbeelden van speciale karakters zijn: ", \, &, ^, $ en €
• gebruik prefixing om het aantal subfolders te beperken

Folderstructuur

Indelingskriterium

Neem bij het maken van een folderindeling de tijd; denk goed na over hoe je de informatie wilt indelen. Pak pen en papier en overleg met een aantal teamleden. Voor de hand liggende indelingen zijn:

• discipline/doelgroep: voor welke groep mensen zijn deze documenten relevant?
• permissie: wanneer je documenten alleen aan bepaalde groepen beschikbaar wilt stellen, dan moet dat tot uiting komen in de folderstructuur (igv. een indeling op de fileserver)
• functie: hier moet je denken aan een indeling als: handleidingen, declaraties, vergaderstukken, brondocumenten (dit is vaak onderdeel van een grotere indeling)
• soort (file): vooral nuttig als subindeling binnen een grotere structuur en vooral handig bij mediafiles als video, audio

voorbeeld

Legenda: geel: voorbeeld van indeling op discipline/doelgroep en permissie groen: voorbeeld van indeling op discipline/doelgroep en permissie met prefixing (dot_) voor sortering en voorkomen van meer subfolders rood: voorbeeld van indeling op discipline/doelgroep en permissie blauw: voorbeeld van indeling op functie lila: voorbeeld van filenaamsyntax tbv sortering (isodatum)