Folderstructuur en filenaam
Met welke regels moet ik rekening houden bij het opstellen van file- en foldernamen en hoe bouw je een zinnige folderstructuur die over een half jaar nog voldoet? Hier een korte uitleg met voorbeeld.
Folder- en filenamen
Waar moet je rekening mee houden bij de naamgeving van folders en files? Onderstaande wordt verplicht bij gebruik op een fileserver of webserver:
- de naam van een map of bestand mag geen hoofdletters bevatten.
- de naam van een map of bestand mag geen spaties bevatten. Gebruik in plaats hiervan een liggend streepje ('_')
- de naam van een map of bestand dient zo kort en bondig mogelijk te zijn.
- voorkom het gebruik van speciale karakters in de naam van een map of bestand. Voorbeelden van speciale karakters zijn: ", \, &, ^, $ en €
- gebruik prefixing om het aantal subfolders te beperken
Folderstructuur
Indelingskriterium
Neem bij het maken van een folderindeling de tijd; denk goed na over hoe je de informatie wilt indelen. Pak pen en papier en overleg met een aantal teamleden. Voor de hand liggende indelingen zijn:
- discipline/doelgroep: voor welke groep mensen zijn deze documenten relevant?
- permissie: wanneer je documenten alleen aan bepaalde groepen beschikbaar wilt stellen, dan moet dat tot uiting komen in de folderstructuur (igv. een indeling op de fileserver)
- functie: hier moet je denken aan een indeling als: handleidingen, declaraties, vergaderstukken, brondocumenten (dit is vaak onderdeel van een grotere indeling)
- soort (file): vooral nuttig als subindeling binnen een grotere structuur en vooral handig bij mediafiles als video, audio
voorbeeld
iPad en indeling van vergaderstukken
Maak bij de indeling van je vergaderstukken gebruik van namen die lang goed blijven. Begin met een hoofdindeling als: actueel, archief en bronmateriaal. Actueel is dan de folder waarop je je teamleden een sync laat maken in bijv. GoodReader, deze folder kun je dan overzichtelijk houden door oude stukken regelmatig naar Archief te verplaatsen.
Synchronisaties zoals die op de iPad met folders gemaakt kunnen worden, kunnen niet tegen naamsveranderingen: de sync werkt dan niet meer. Belangrijkste voorbeeld van hoe het niet moet is je actuele folder de naam van het huidige jaartal te geven, bijv. 2013. In 2014 heb je dan een probleem.
Begin de filenaam bij voorkeur met een iso-datum (jaarmaanddag), voorbeeld van 21 januari 2013: 20130121 Op die manier sorteren je files altijd goed van nieuw naar oud.