Briefsjablonen voor Word

Algemeen

De faculteit Bètawetenschappen biedt briefsjablonen om brieven, memo's of faxen op te maken in de huisstijl van de UU. De sjablonen zijn zowel in het Nederlands als in het Engels beschikbaar, en zijn geschikt voor gebruik in Word 2003 en Word 2007. De briefsjablonen zorgen ervoor dat de algemene postgegevens van uw organisatieonderdeel automatisch op de juiste plaats worden gezet. De sjablonen 'onthouden' ook uw persoonlijke gegevens zoals e-mail en doorkiesnummer, zodat u die niet steeds hoeft in te vullen.

Om de sjablonen te kunnen gebruiken zijn er één of twee stappen nodig:

1. De sjablonen moeten in Word worden geactiveerd.
   U kunt dit zelf instellen, of het door ICT-Bèta laten doen.
2. De adresgegevens van uw organisatieonderdeel moeten bekend zijn.
   Als dat nog niet eerder is gebeurd, moeten deze eenmalig door ICT-Bèta worden ingesteld.

De sjablonen in Word activeren en gebruiken

Installatie

Om de sjablonen te kunnen gebruiken, moet uw PC toegang hebben tot de facultaire P:-schijf. Bij de standaard-instellingen van uw PC zal dit in het algemeen het geval zijn. Als u deze verbinding (nog) niet heeft, kunt u deze zelf maken; u moet verbinding maken met \\storage.science.uu.nl\project (gebruik uw solis-id als er om een inlogcode wordt gevraagd), en de drive-letter moet P: zijn.

Op de P:-schijf vindt u een map "MSWord Sjablonen". In deze map vindt u handleidingen voor het installeren van de sjablonen. Er is een algemene handleiding voor de installatie in Word 2003, en een aparte handleiding voor installatie in Word 2007. In de handleiding vindt u ook enige aanwijzingen voor het gebruik van de sjablonen.

Als u de sjablonen wilt laten installeren door ICT-Bèta, kunt u hiervoor een aanvraag doen via de Template:Ictservicedesk-nl.

Adresgegevens invoegen

Als de adresgegevens van uw organisatieonderdeel nog niet zijn opgenomen in de briefsjablonen, kunt u een aanvraag hiervoor doen bij de Template:Ictservicedesk-nl. Laat de aanvraag bij voorkeur verlopen via het secretariaat van uw onderdeel. Vermeld in ieder geval de onderstaande gegevens.
Houd er rekening mee dat er in het briefhoofd maar beperkte ruimte is (zie hieronder voor voorbeelden).

De naam van uw organisatieonderdeel

Dit is de naam van instituut, leerstoelgroep, etcetera. Deze naam kan over twee regels worden gespreid. Als er verschillen zijn in de Nederlandse en Engelse naamstelling, geef die dan duidelijk aan.

De naam van het bovenliggende onderdeel

Dit is in in het algemeen een departement of de faculteit Bètawetenschappen.

Het bezoekadres van uw organisatieonderdeel

Dit is in het algemeen het adres van het gebouw waarin (het secretariaat) van uw organisatieonderdeel gehuisvest is.

Het post- of retouradres van uw organisatieonderdeel

Dit is in het algemeen een postbusnummer, maar een fysiek adres kan ook.

De e-mailextensie

Het deel in het e-mailadres vanaf de apenstaart; meestal is dit '@uu.nl'.

Het voorkiesnummer voor telefoonnummers

Dit is het deel van het telefoonnummer vóór het doorkiesnummer, voor de Uithof i.h.a. '030-253'.

Het voorkiesnummervoor faxnummers

Dit is het deel van het faxnummer vóór het doorkiesnummer, voor de Uithof i.h.a. '030-253'.

Het faxnummer is niet verplicht; als u geen faxnummer heeft, geef dit dan aan in de aanvraag.

Het adres van uw website

Het webadres of URL van uw website.

Het is niet verplicht een webadres op te geven; als u geen website heeft, of die niet wilt vermelden, geef dit dan aan in de aanvraag.

Voorbeelden

• In dit voorbeeld (PDF) kunt u aan de hand van kleurcodes zien welke velden er in de sjablonen beschikbaar zijn. Gebruik dit voorbeeld om te zien welke gegevens u moet opgeven in het bovenstaande lijstje.
• In dit voorbeeld (PDF) ziet u een uitgewerkte brief.

Beperkingen en problemen

• ICT-Bèta ondersteunt alleen de sjablonen die in "P:\MSWord Sjablonen" staan. Als u gebruik maakt van sjablonen op een andere plek, kunt u ervoor kiezen uw gegevens over te laten zetten. Neem daarvoor contact op via de Template:Ictservicedesk-nl.
• Het is bekend dat er zich problemen kunnen voordoen bij het gebruik van sjablonen in Word 2007: in een aantal gevallen blijkt de taalswitch niet te werken.
  Voor dit probleem is nu een oplossing gevonden, die in een nieuwe macro is opgenomen. Als er eerder al macro's zijn geïnstalleerd, moeten deze eerst worden verwijderd. Hiervoor is een aparte handleiding beschikbaar in de map "MSWord Sjablonen", getiteld Handleiding_repareren_installatie_2007.