IPad gebruik ihkv paperless office

From ICT science
Jump to navigation Jump to search

Wat krijg je nu met deze opzet? Let op: er worden vanuit de centrale faculteit geen iPads meer verstrekt

De iPad als electronische leesplank voor al je persoonlijke- en teamdocumenten. Deze documenten kun je lezen en (igv pdf) ook van aantekeningen voorzien (typen/schrijven), die aantekeningen kun je weer delen met anderen. Documenten worden automatisch naar je iPad gehaald en beveiligd, je hoeft geen documenten meer te verzamelen en je kunt er overal (ook zonder WiFi) mee werken. Door deze opzet ontstaat er ook een archief op de Facultaire fileserver van alle gebruikte documenten. Versiebeheer wordt inzichtelijk. Emailen van docs wordt overbodig.

wat krijg je niet?

De iPad is geen desktop of laptop computer. Er is bijvoorbeeld wel het eea. mogelijk op het gebied van MS-Office editing, maar de mogelijkheden blijven beperkt, zie ook andere handige apps en diensten


De Ipad

contact: Servicepoint

verklaring van in gebruikname. Let op: er worden vanuit de centrale faculteit geen iPads meer verstrekt

Bij de ontvangst van de iPad moet (om belastingtechnische redenen) een bruikleenovereenkomst worden getekend. Deze wordt bij het overhandigen van de iPad getekend.

verlies of diefstal, beschadigingen

Uit de bruikleenovereenkomst: Bij diefstal of verlies van de apparatuur meldt de werknemer het incident binnen 24 uur aan de Faculteit. Dit kan per email via servicepoint@uu.nl.

Lever vervolgens de volgende bewijsstukken aan:

Indien persoonsgegevens op de gestolen/verloren apparatuur stonden, is medewerker tevens verplicht dit te melden bij het Meldpunt Datalekken van de Universiteit Utrecht. Dit kan per email via cert-uu@uu.nl of vraag assistentie bij het Servicepoint.

De werknemer meldt beschadiging of gebreken van de apparatuur zo snel mogelijk bij de Faculteit. Dat kan bij de balie van het Servicepoint in het Buys Ballotgebouw en per email via Servicepoint.

AppleID aanmaken

Maak alvast een AppleID aan, dat scheelt veel tijd bij de introductie/configuratie van je iPad. Als je al een AppleID hebt, moet je goede bedenken of je prive en werk apps/bestanden door elkaar wilt laten lopen. Bij twijfel is ons advies: apart houden.

algemeen

Beginnen met de iPad: zet hem aan en doorloop de setup assistant. Daarbij zit ook de aanmaak van een AppleID, nodig om via iTunes aan apps te kunnen komen (de enige manier).

Zie ook iPad tips en truuks op UU-intranet

iPad met Bèta-image
  • inloggen met passcode: 1324

Ga naar Instellingen(Settings)

  • Wi-Fi: staat nu op UUConference, stel Eduroam in met je lange Solis-ID: naam@soliscom.uu.nl (screenshot)
  • Toegangscode(Passcode): verander passcode lock van de standaard 1234-code naar een persoonlijke code. Zet Wis gegevans(Erase data) aan, na 10 foute pogingen wordt de iPad dan gewist (screenshot)
  • iCloud instellingen: alleen Find my iPad* is nodig, de rest kan uit. Wellicht wil je nog foto's delen als je nag een ander Apple apparaat hebt (screenshot). Zet onder Storage and backup: iCloud backup (screenshot) aan.
*Find my iPad en bijbehorend iCloud Control Panel voor op je PC (handleiding), hiermee kun je je iPad terugvinden danwel wissen van afstand.
  • Mail, contact, calendars: configureer je mailaccounts en bij Exchange ook je contacts, calendars en reminders (screenshot1) Let op: de mail days to sync optie (screenshot2) bepaalt hoeveel mail je te zien krijgt, standaard staat dat op 3 dagen en dat is vaak te weinig. Maak er gerust No limit van
Meer over Email op je iPad, zie: https://intranet.uu.nl/node/11949

Microsoft Exchange compatibiliteit Synchronisatie met Microsoft Calendar is wel in te stellen, maar niet volledig compatibel en helaas ook niet gegarandeerd betrouwbaar. Issues in de iOS Calendar App: attachments aan events worden niet getoond, incidenteel worden bestaande afspraken niet getoond. Dit is momenteel helaas niet op te lossen. Oplossingen: ga in je browser naar solismail.uu.nl en bekijk daar de calendar en maak je uitnodigingen tot afspraken zoveel mogelijk via 1 platform (bij voorkeur: outlook, standaard werkstation).

herstel/iPad vervangen

Nieuwe iPad configureren met alle instellingen en spullen van de oude? Zorg ervoor dat er een backup van je huidige iPad in iCloud staat. Zet onder Storage and backup: iCloud backup (screenshot) aan en druk op Back up now. Als iCloud backup nog niet aanstond, kan het tot enkele uren duren voordat de backup klaar is, leg de iPad dan aan de oplader terwijl de backup loopt. Zie verder: Apple support.

Moet je helemaal opnieuw beginnen? Haal dan een nieuw basis-image bij ICT-Beta ipadsupport

iPad inleveren

Inleveren bij Bas (na afspraak) of bij het BBG Servicepoint. Bij uitdiensttreding of verandering functie kun je de iPad bij ICT-Beta inleveren. Om hem leeg op te leveren moet je het volgende doen:

  • iPad wissen: onder instellingen - algemeen - herstel - wis alle inhoud en instellingen
  • Apple-account van de iPad loskoppelen. Dat doe je zo:
-Log in bij je iCloud-account op www.icloud.com/find
-Klik op 'Alle apparaten' om een lijst met apparaten te openen die aan je account zijn gekoppeld en selecteer vervolgens het te verwijderen apparaat.
-Naast de naam van het apparaat verschijnt een grijze stip of het woord 'Offline'. Klik op 'Verwijder uit account' om het apparaat uit de account te verwijderen.

Handige tips

Waar worden documenten beheerd, welke diensten?

  • Uniteamsite als bron voor de gezamenlijke documenten UU teamsites
  • Surfdrive is de universitaire equivalent van Dropbox met gelijksoortige functionaliteit. Voordelen: copyright is goed geregeld en een standaard opslag van 100Gb per medewerker.

Welke apps zijn daarbij nodig?

Haal je apps via de App store (dat gaat via de gelijknamige App die al op je iPad staat)

noodzakelijke Apps

  • In geval van opslag O-schijf:
GoodReader Verschaft toegang tot een sharepoint teamsite en vele andere servers: pdf reader/annoteren & Office doc reader & UnZip & connectie met remote servers: webdav, http(s), imap(s). prijs:3,99 manpage
  • In geval van teamsite:
Microsoft Apps voor de iPad, het gaat dan om OneDrive, Sharepoint en evt. MS Word (allen gratis met UU-account). Na inloggen met je UU-account zie je alle teamsites waar je lid van bent. Uitgebreide handleiding
synchroniseren voor offline gebruik
- selecteer in de OneDrive-app het bestand dat of de map die u offline wilt kunnen lezen en tik op het Offline houden icoontje
- bestanden of mappen die zijn gemarkeerd om offline te lezen, hebben het pictogram Offline houden in de lijstweergave. U kunt op elk moment op de naam van het bestand tikken om het bestand te openen en te lezen. uitgebreide beschrijving

andere handige Apps en diensten

Er zijn vele Apps die ongeveer hetzelfde kunnen. Afwegingen hier gaan over functionaliteit en prijs.

  • Evernote kan worden gebruikt voor het samenstellen van eigen Notes waarin verschillende media verwerkt kunnen zijn (tekst, web, plaatjes, video) ook van hieruit kun je weer delen met anderen (ook buiten het team): www.evernote.com (account aanmaken nodig)(free)
  • met Save2pdf kun je op de iPad vele (office) document formats omzetten naar pdf, handig icm Goodreader (2,99)
  • Persoonlijke opslag:
gebruik Surfdrive
alternatief (voor studenten) Google Drive
overzicht universitaire opslag
  • Microsoft Office editing op de iPad:
- Nu de officiele software van Microsoft opgesplitst in 3 aparte apps Microsoft Word for iPad (en Excel/Powerpoint) volledige functionaliteit alleen met een Office 365 account. De UU zal voorjaar met een dergelijk account voor medewerkers komen. Tot die tijd al wel te gebruiken.
- alternatief: Quickoffice Pro . Gedeeltelijk Office 2010 compatibel, ook offline werken, snel.
  • Windows Firefox met Flash en Java support info
  • Ww-management: iCloud keychain (free)
  • Bookmark-management: gebruik iCloud Safari instelling of meer generiek delicious (free)
  • met SyncSpace kun je live met een groep naar hetzelfde document kijken en bewerken. Gebruik wijst zichzelf (free, geen account nodig)

Configuratie GoodReader

Met de MT-teamsite als bijzondere case.

Teamsitetoegang instellen

  • open GoodReader
  • klik rechts onder connect to servers op Add en kies WebDAV server (screenshot)
  • vul het dialoogvenster in:
kies een naam, VOORBEELD: MijnTeamsite - vul adres teamsite in (zie hieronder), - vul je UU-mailadres, wachtwoord in - laat domain leeg - klik op Save .
Van welke Sharepoint 365-teamsites ben ik lid?
Login via een webbrowser (mag ook Safari op de iPad):
https://solisservices.sharepoint.com

- vul je UU-mailadres, wachtwoord in

En je ziet alle teamsites waar je lid van bent. Klikken op zo'n teamsitenaam (en dan naar de Document folder) geeft je het te gebruiken adres.
Let Op: op de iPad klik je eerst rechtsonder op: switch to pc view, anders zie je de teamsitelijst niet
Gebruik dat nieuwe adres (kopieer de url uit de balk) met weglaten van het laatste deel vanaf: /Forms/....

Verbinding met diensten en servers instellen

De verbinding met andere servers verloopt ruwweg zoals voor de teamsite beschreven. Belangrijk is te weten welk protocol voor welke server werkt. Hier de meest voor de hand liggende voorbeelden.

  • Verhuizing van P naar O

Vanaf 11 juli 2016 zijn de P-schijf documenten niet langer bereikbaar. Je moet dan de oude verbinding op je iPad verbreken (klik vuilnisbakje:Media:removeSync.jpg) en een nieuwe aanmaken. De documenten die je al op je iPad hebt, blijven gewoon staan. Tenzij je daarin aantekeningen gemaakt hebt, kun je die (lokale) iPad-folder ook het beste weggooien (swipe naar links Media:removeLocalfolder.jpg) en ook de server koppeling naar P (swipe naar links Media:removeServer.jpg). Hij komt immers weer terug zodra je de koppeling en sync met de O-schijf gemaakt hebt. Zie verder: U en O schijven (UU)

  • S-schijf (Facultaire personal space): WebDAV (screenshot)
adres: https://intercon.science.uu.nl/staff
  • P-schijf (vervalt per 11 juli 2016, wordt O-schijf) (Facultaire Project space): WebDAV (screenshot)
adres: https://intercon.science.uu.nl/project
zie ook: projectruimte aanvragen en instellen op desktop of laptop
  • U en O schijven (UU)
U: via WebDaV op adres: https://webdav.uu.nl/Users/eigensolisid
O: via WebDaV op adres: https://webdav.uu.nl/data/BETA
(inloggen met solisid op soliscom.uu.nl)
informatie ITS documentatie ITS-intranet

een lokale map op de iPad aanmaken

(tbv. organisatie syncfolders, screenshot)

  • klik rechts onder Manage Files op New Folder
  • geef een foldernaam op (bij voorkeur gelijk aan de gekozen servernaam) (screenshot)
  • klik OK
  • in de linkerbalk verschijnt de nieuwe (lege) folder

synchronisatie van de teamsite 'documenten folder' naar de iPad instellen

hiermee haal je bestanden naar je iPad voor eigen gebruik, daarna mogeljkheid tot automatisch up to date houden

  • een serverconnectie moet al zijn aangemaakt (zie hierboven); ga naar connect to servers rechtsonder
  • klik op de gewenste server voor de inhoud (verbinding nodig) (screenshot)
  • browse naar de te synchroniseren map en wijs aan en klik op Sync onderaan en dan Proceed (screenshot)
  • de volgende dialoog vraagt waar die Sync op de iPad moet komen, kies daarvoor bijvoorbeeld de zojuist aangemaakte folder (screenshot)
  • klik vervolgens op Download here & Synchronize
  • kies bij de Sync parameters voor Download only sync ON (de rest is al goed)
  • kies Sync rechtsboven (screenshot)

GoodReader haalt nu de bestanden naar je iPad en die verschijnen onder de gekozen folder in My Documents links, navigeer er naartoe en je kunt de documenten bekijken en eventueel bewerken (igv pdf-format)

wat betekent synchronisatie eigenlijk? (instellingen)

In het geval van Download only sync ON haalt GoodReader alle bestanden in de aangewezen map naar de iPad, deze komen in de linkerkolom terecht genaamd: My Documents. Hierin kun je aantekeningen maken voor eigen gebruik (er gaat niets terug naar de teamsite). Wanneer je teamsitemanager bestanden toevoegt of weggooit op de teamsite, brengt drukken op sync onder Web Downloads rechts je weer helemaal up to date. Synchroniseren gebeurt dus alleen op eigen initiatief (op de knop drukken). Vanaf dat moment kun je ook zonder verbinding gewoon doorlezen/werken.

Er is ook uitgebreidere synchronisatie mogelijk waarbij zelfs lokaal bewerkte bestanden automatisch worden teruggeplaatst. Dat is vooral bij toegang tot persoonlijke folders interessant. Dit doen we in principe nooit bij de algemeen gedeelde teamsite folders.

Tip: Kies je syncfolders zorgvuldig en maak ze niet te groot. Tip: je kunt ook individuele files synchroniseren of eenmalig downloaden. Maak bij voorkeur eerst een lokale lege folder aan waarin je dit onderbrengt, zie: [1].

Security

Zet dit aan onder settings-security door een wachtwoord voor alle files&folders te zetten (groene knop) en daarna protection for all files & folders aan te zetten (screenshot).

Door het lokaal cachen van bestanden voor eigen gebruik, bevat je iPad veel en vaak ook gevoelige informatie. Let op: de versleuteling werkt alleen wanneer de passcode lock is geactiveerd (onder General Settings, zie kopje configuratie)

Werken met GoodReader

Alleen lokale bestanden kunnen worden geopend. De syncfolders maken het je daar gemakkelijk. GoodReader kan veel formaten lezen: office-doc formaten (doc, ppt, xls) zijn leesbaar, zelfs wanneer files geZipt zijn kunnen die worden geopend, html, iWork, vele plaatjes-formats waaronder: jpeg, gif en png, maar ook audio en video.

Voor meer info, zie: http://www.goodreader.net/

Het PDF format kan ook worden bewerkt zie de toolbars rechts en onder in een geopend file, breng ze in beeld door midden op het scherm te klikken. Hier valt veel te weten, zie: http://www.goodreader.net/gr-man-howto.html#annotatepdf In deze pilot proberen we in eerste instantie zo dicht mogelijk bij de papieren beleving te blijven: in GoodReader kun je in een pdf met een speciale pen of je vinger aantekeningen maken, maar ook annoteren dmv 'notes' of typen rechtstreeks tussen de bestaande tekst.

Klik in de rechtertoolbar op 1 van de annotatiemethodes, kies (de eerste keer) Save to this file of Annotated copy en begin met aantekeningen.

Tip: het scherm kan ook in de portrait stand.

Doorsturen naar derden

Je kunt betreffend document inclusief annotaties (en een tekstuele samenvatting van de annotaties) rechtstreeks vanuit de document view versturen door op het share icon rechtsonder te klikken (screenshot).

Dit levert een kant-en-klaar samengestelde mail op. Vooral Email file + summary kan interessant zijn: daarbij worden de gemaakte aantekeningen in platte tekst samengevat. Uitwisselen met externe groepen gaat wellicht handiger met Dropbox.

Files kopieeren

Van een remote server naar de iPad (download)
  • ga op de server naar het gewenste document, wijs het aan en klik op download of sync (wanneer je er gezamenlijk aan blijft werken)
Van de iPad naar een remote server (upload)
  • in dit geval begin je juist bij de doelfolder (waar het heenmoet), navigeer dus rechts naar de plek waar je een file wilt hebben en klik onder in de dialoog op Upload
Files kopieeren van de ene naar de andere server

Om bestanden te kunnen uitwisselen tussen bijvoorbeeld Dropbox en UU personal space combineer je bovenstaande 2 methodes:

  • ga naar je dropbox server
  • zoek het bestand op, wijs aan en kies Download rechtsonder
  • ga naar je UU personal space server, navigeer naar de gewenste folder en kies Upload
  • selecteer het zojuist gedownloade bestand

Config en werken met SurfDrive

Configuratie

Er zijn 2 mogelijkheden:

  • Download de SurfDrive app en open, vul de gegevens van je Solis-account in. De App zorgt voor synchronisatie van je files op de iPad.
  • Configureer een toegang in Goodreader (zie: verbinding met een andere servicer instellen) en werk dan verder in Goodreader

Werken

Overig

Instellingen

  • Op intranet vind je onder iPad tips&truuks een aantal handleidingen over instellingen voor:

Eduroam (wifi), Solismail (email), een functionele mailbox (email) en verbinding met O- en U-schijf (opslag).

Een teamomgeving opzetten

Accessoires

  • Toetsenbord: ieder bluetooth toetsenbord, de Apple iPad Keyboard Dock werkt niet met de iPad2
  • pen Kensington komt als goede schrijver uit de test, kun je ook op papier! mee schrijven
  • VGA adapter: beperkte ondersteuning van Apps (per App op/uitzoeken, blijkt in de praktijk toch aardig te werken, nog geen beperkingen tegengekomen) geen full mirroring
  • HDMI adapter: full mirroring van Apps en iOS

beheer

Tips en Vragen

contact: ipadsupport

  • Ik heb behoefte aan een site: handige tips en trucs
Zie suggesties onder het kopje De iPad en hier natuurlijk ;-)
  • Tip: GoodReader als doorgeefluik voor andere Apps
In GoodReader heb je al je documenten bij elkaar, maar je wilt soms een andere App gebruiken: aanwijzen en vasthouden van een document in GoodReader geeft je de FileManager, daarin kun je kiezen voor open in en vervolgens de gewenste App. Let op: dit wordt een kopie van je lokale bestand. screenshot1|screenshot2
Dit kan ook in andere Apps, maar niet alle! Zo kan Quickoffice dit niet, daar moet je gebruik maken van Dropbox of een andere Cloudstorage, of zelfs email :-(
  • Hoe zet ik eenvoudig word bestanden om in een pdf file?
Vanaf je werkstation (WORD): gebruik de adobe extensie in je menubalk of kies 'file - save as' en print naar een pdf-writer.
op de iPad: met Save2PDF kun je ter plekke een WORD document omzetten in een pdf format.
  • Ik zie mijn 'track changes' niet wanneer ik mijn WORD document op de iPad bekijk
Gebruik een dienst als Cloudon of een App als QuickOffice, die ondersteunen dat of gebruik bovenstaande procedure naar pdf saven om je changes op de iPad te kunnen zien.
  • Ik zie niet alles van mijn Exchange taken en kan geen attachments openen in de Calendar app
Dat klopt, wordt helaas niet ondersteunt. Enige mogelijkheid: gebruik OWA interface via Safari. http://solismail.uu.nl
  • Een app waar zowel pdf, word, excel en pp bestanden kunnen worden bewerkt
Die app is er helaas niet, ons advies nu: gebruik de combi GoodReader - Quickoffice Pro
  • Waarom gebruiken we niet dropbox ipv teamsite? Ik zet nu de MT stukken op beide plekken omdat ik ze anders niet kan benaderen middels Quickoffice Pro en deze app gebruik ik voor het notuleren.
In Quickoffice kun je inderdaad de teamsite niet benaderen (of universitaire drives), maar in GoodReader wel. Vanuit GoodReader kun je ieder document direct doorsturen naar een andere App (dus ook Quickoffice). Aanwijzen en vasthouden geeft je de doorstuurdialoog in GoodReader ('taphold')
  • De app store geeft aan dat er updates voor software zijn, moet ik dat installeren?
Dat kan en dat mag. Igv officiele software via de app store hoef je je over problemen niet druk te maken. Een update van het systeem iOS is altijd aan te raden, daar zitten ook allerlei bijstellingen in.
  • Moet ik de iPad uit zetten of programma's afsluiten? Loopt 'ie anders niet vol?
Nee, dat hoeft absoluut niet. Dichtdoen van de cover is genoeg.
  • ik heb een trage/niet werkende Home-button
Dit is het moment om hem toch eens echt uit te zetten, zie ook CNET
  • de iPad reageert niet meer op de aan/uit knop
druk de aan/uit knop en de home button gedurende 10 sec in tot de iPad herstart (Apple logo)
Eigenaar: Bas Holleman