E-mailverzendlijsten

E-mailverzendlijsten zijn geschikt voor het bereiken van grotere groepen. Voor de faculteit Bètawetenschappen is er een aantal algemene e-mailijsten beschikbaar, ingedeeld naar departement, gebruikersgroep en gebouw. Meer toegespitste lijsten kunnen op verzoek worden aangemaakt. Voor het binnen een groep beschikbaar maken van informatie en/of documentatie adviseren wij om een teamsite te gebruiken.

Algemene (automatisch gegenereerde) verzendlijsten

De algemene verzendlijsten worden automatisch gemaakt uit de gegevens zoals die in diverse UU registratie systemen staan vermeld. De lijsten zijn ingedeeld naar departement, gebruikersgroep en gebouw.

• Overzicht van beschikbare algemene verzendlijsten

De verzendlijsten staan 'dicht', dat wil zeggen dat alleen geregistreerde gebruikers er mail naartoe mogen zenden. Om geregistreerd te worden voor een specifieke lijst kunt u een verzoek indienen via de ITS-Selfservicedesk; vermeld om welke lijst(en) het gaat.

Om mail naar een verzendlijst te kunnen versturen moet u bovendien van de juiste mailomgeving gebruik maken:

• Outlook (MAPI)
• Webmail
• IMAP-client, mits de uitgaande mail wordt verstuurd via solis-mail.uu.nl

Verzendlijsten voor cursussen

De cursusmaillijsten die voorheen werden aangeboden zijn met ingang van september 2013 niet meer beschikbaar. In plaats daarvan kunnen docenten voortaan gebruik maken van de e-mailfaciliteiten van Blackboard.

Er is een handleiding in PDF-formaat beschikbaar voor het gebruik van deze faciliteiten.

Toegespitste verzendlijsten

Als u mail wilt versturen aan een gedifferentieerde groep, of ook aan externe (niet-UU) mailadressen, dan kunt u gebruik maken van verzendlijsten via het Mailman-systeem. In dit systeem kan de lijsteigenaar zelf opgeven welke adressen op de lijst staan. Een nieuwe mailinglijst kan worden aangevraagd via de ITS-Selfservicedesk.

• Verkorte handleiding (PDF)
• Overzicht van al beschikbare mailmanlijsten (een login met uw solis-id is nodig)

Tips and Tricks

Eem mailman verzendlijst kan op onnoemlijk veel manieren ingesteld worden, middels mailman's web admin-pages. De default instellingen zijn gericht op normaal gebruik : in principe kan iedereen zich abonneren (na goedkeuring van de owner), en alle abonnee's (subscribers) kunnen bijdragen posten.

In uitzonderlijke gevallen zijn de defaults niet geschikt en moeten instellingen gewijzigd worden. Hieronder wat tips.

read-only lists

Sommige lists zijn alleen bedoeld voor aankondigen (nieuwsbrieven etc). Op zulke lijsten mogen alleen een beperkt aantal mensen posten.

Sommige owner's maken gebruik van emergency moderation (alle posts worden tegenhouden, en kunnen alleen door de moderators worden goedgekeurd), maar er is een betere manier.

Ga naar de admin-page Membership List

• zet everyone's moderation bit op on (onderaan, onder Additional Member Tasks)
• ontvink de mod box voor de toegelaten zenders

Ga naar de admin-page Privacy options -> sender filters

• Zet By default, should new list member postings be moderated? op Yes

In de vervolg-vraag kan je aangeven wat er met de post's van niet-toegelatenen moet gebeuren.

SPAM filters

Soms wordt SPAM-tagged mail maar een maillist gestuurd. Deze mails hebben een subject-line als :

 Subject: [***SPAM***] ...

Desgewenst kunt u deze mails automatisch door mailman laten weggooien.

• visit https://mailman.science.uu.nl/local-mailman/overview
• login with solis-id/password
• visit the admin page of your maillist
• click Privacy options
• click Spam filters
• add a Spam Filter Rule
  • Spam Filter Regexp : ^Subject:.*\[\*\*\*SPAM\*\*\*\]
  • Action : Discard
• click Submit your changes
• and you're done.

Note :

• Neem de Spam Filter Regexp exact over met knip en plak.
• Ongewenste mail altijd Negeren [Discard] ipv Weigeren [Reject].

umbrella-lists

Een umbrella-list is een lijst met (sub-)mailists als subscribers. Mail naar de umbrella-list gaat dan (ook) naar alle subscribers van alle sub-lists. Een umbrella-list voorkomt dubbel werk tav onderhoud van de membership.

Echter, voor ontvangers is het soms verrassend (en vervelend) dat group-replies naar de umbrella-list gaan ; men ontvangt immers de mail van/via de sub-list.

ICT-beta heeft de faciliteit om membership van een lijst te genereren uit de subscriber lists van bepaalde sub-lists ; zo'n list is effectief een umbrella-list, zonder de nadelen.

Een pseudo-umbrella-list kan worden aangevraagd via de ITS-Selfservicedesk.